Au fil des années, une fédération accumule un fonds documentaire considérable. Mais un adhérent qui cherche une information précise doit souvent parcourir plusieurs documents, ou appeler la permanence. Un assistant IA documentaire lui permet de poser sa question en langage courant et d'obtenir une réponse synthétique, appuyée sur les documents de l'organisation.
Comment ça fonctionne
La technique s'appelle la génération augmentée par la recherche (RAG). L'assistant recherche d'abord les passages pertinents dans la documentation validée, puis rédige sa réponse uniquement à partir de ces passages, en citant ses sources. Il ne répond pas « de mémoire » : si l'information n'existe pas dans le fonds, il le dit.
Les étapes pour bien le déployer
- Commencer par une recherche enrichie et une FAQ intelligente, plus simples et peu coûteuses
- Inventorier et nettoyer le fonds documentaire : versions à jour, documents réservés ou publics
- Gérer les droits d'accès : un document réservé aux adhérents n'est jamais cité à un visiteur
- Journaliser les questions pour améliorer la documentation
Un assistant documentaire vaut ce que vaut sa documentation : le projet est aussi l'occasion de remettre à jour le fonds de l'organisation.
Un point de vigilance : le droit d'auteur
Certains textes de référence, comme les normes, sont protégés et ne peuvent pas être intégrés sans licence. L'assistant s'appuie alors sur les documents produits par l'organisation elle-même, qui commentent et expliquent ces textes.
ADOWE accompagne les fédérations, syndicats et associations professionnelles, avec un service juridique interne spécialisé dans ces organisations. Tout commence par l'atelier « Vision digitale et IA », gratuit, pour identifier ce qui est possible pour votre organisation et vos adhérents.